Культура общения в мессенджерах: 5 правил деловой переписки

Личные встречи и переговоры с клиентами все чаще сменяют групповые чаты и видеоконференции. Люди предпочитают написать или позвонить даже если они живут в одном городе (а может даже в соседнем доме). На то есть много причин. Для кого-то это существенная экономия времени: не нужно выделять лишние часы на дорогу туда и обратно. Кому-то намного удобнее формулировать мысли в тексте, чем разговаривать. А кому-то просто не нравится личное общение.

В любом случае, у цифровизации делового общение есть как плюсы, так и минусы. Отсутствие личных встреч может привести к недопониманию и ошибкам в работе. Особенно если вы общаетесь исключительно текстом. Чтобы этого не произошло, решая рабочие вопросы в сети важно соблюдать особый этикет.

Когда мне уже ответят?

Отправив сообщение, не стоит ждать, что вам ответят в ту же секунду. Собеседник может быть онлайн и прочитать сообщение, но оставить его на время без ответа по разным причинам. Не нужно сразу заваливать его вопросами и обвинять в игноре. Если вопрос срочный, напишите до какого времени вам нужен ответ, в крайнем случае — позвоните. Но если дело может подождать до завтра, то просто дайте собеседнику немного времени.

Когда вы сами оказываетесь в такой ситуации и не можете ответить на сообщение, скажите об этом прямо. Но обязательно дайте ориентировочное время, в которое сможете написать!

Нет слов, одни эмоции

Смайлы, гифки и стикеры — это весело, когда они используются в дружеском общении. В деловой переписке будьте с ними аккуратны. Тут все зависит от настроя и характера собеседника. С одной стороны, они могут создать более комфортную и неформальную атмосферу, а с другой — сформировать впечатление вашей несерьезности или даже некомпетентности.

Для успешной коммуникации пользуйтесь главным правилом психологии: нам нравятся люди, похожие на нас. И если в реальном общении нужно копировать жесты и позы собеседника, то в переписке — следить за его стилем ведения диалога.

Голосовые — это зло?

Записывать аудиосообщения очень удобно, а вот слушать — далеко не всегда. Такие сюрпризы могут поставить адресата в неудобное положение.

Чтобы этого не произошло, всегда узнавайте о возможности послушать сообщение. Перед записью обязательно сформулируйте то, что хотите сказать. Избегайте долгих пауз и слов паразитов, говорите четко и по делу.

1000 и 1 сообщение

Используйте простое правило: одна мысль — одно сообщение. Посылая собеседнику по одному слову, вы рискуете его очень разозлить.

Во первых, 10 уведомлений раздражают намного больше чем одно. Адресат может просто отключить оповещения от вас, и в следующий раз ответа ждать придется долго.

Во вторых, из нескольких сообщений намного сложнее сформулировать мысль. Отсутствие знаков препинания и связи предложений может привести к недопониманию.

Работа — не волк

Быть продуктивным и постоянно перерабатывать сейчас модно. Однако не все разделяют такой образ жизни. Для некоторых работа до 18:00 означает то, что в 18:01 по рабочим вопросам они вам уже не ответят.

В начале общения очень важно узнать, в какое время собеседнику можно написать. Кто-то готов быть на связи 24 часа в сутки, другим же нужно писать строго в рабочие часы. Не забудьте также обозначить и свои временные границы делового общения.

Итог

Переписка в деловом общении — это удобно и быстро. Особенно если оба собеседника соблюдают этикет и уважают друг друга. Но если переписка перестает быть эффективной, в ней возникает недопонимание и больше вопросов, чем ответов — возможно, стоит договориться о телефонном разговоре или личной встрече.